بانک مرکزی در بخشنامه ای، نسخه جدید آیین نامه «مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها» را به منظور به کارگیری روش‌هاي جديد نگهداري اسناد با بهره‌گيري از فن‌آوري‌هاي نوين را به شبکه بانکی ابلاغ کرد.
به گزارش پایگاه اطلاعرسانی انجمن حسابداران خبره ایران، به نقل از روابط عمومی بانک مرکزی، در این بخشنامه آمده است:
احتراماً، همانگونه که استحضار دارند؛ به موجب بند «و» ماده (33) قانون پولي و بانکي کشور مصوب 18 تيرماه 1351، «مدت و طرز نگاهداري اوراق بازرگاني و اسناد و دفاتر بانك‌ها به صورت عين و همچنين طرز تبديل آن‌ها به عكس يا فيلم يا نظاير آن به موجب آيين‌نامه‌اي كه به تصويب شوراي پول و اعتبار خواهد رسيد تعيين خواهد شد و اين قبيل عكس‌ها و فيلم‌ها و نظاير آن در دادگا‌ه‌ها پس از گذشتن مدت‌هاي مقرر در آيين‌نامه، حكم اصول اسناد را خواهند داشت.» بر همين اساس «آيين‌نامه مدت و طرز نگاهداري اوراق بازرگاني، اسناد و دفاتر بانک‌ها» اولين بار در سال 1353 تدوين و پس از تصويب در جلسه مورخ 1353.12.6 شوراي پول و اعتبار به شبکه بانکي کشور ابلاغ شد. سپس آيين‌نامه مذکور در سال 1389 و با توجه به تغيير و تحولات فراوان محيطي به ويژه در زمينه فناوري‌هاي نوين اطلاعاتي و مشکلات نگهداري حجم انبوه اسناد فيزيکي و تأمين مکان نگهداري آن‌ها، مورد بازنگري قرار گرفت و در يک‌هزار و يک‌صد و چهاردهمين جلسه مورخ 1389.3.25 شوراي پول و اعتبار تصويب شد و نسخه اصلاحي جايگزين ويرايش قبلي آيين‌نامه گرديد و طي بخشنامه شماره 89.80223 مورخ 1389.4.15به شبکه بانکي کشور ابلاغ شد. متعاقباً، با عنايت به بازخوردهاي واصله از سوي شبکه بانکي کشور در خصوص مشکلات نگهداري حجم انبوه اسناد فيزيکي و نيز هزينه‌هاي سنگين تهيه ميکروفيلم و لزوم پيش‌بيني روش‌هاي جديد نگهداري اسناد با بهره‌گيري از فن‌آوري‌هاي نوين، اصلاح آيين‌نامه مذکور با رويکرد تهيه تصاوير ديجيتالي از اسناد کاغذي با امضاي ديجيتال با استفاده از توکن نماد (نظام مديريت امنيت داده‌ها) و ملحوظ نظر داشتن تدابير و ملاحظات امنيتي کافي در دستور کار قرار گرفت و نسخه جديد آيين‌نامه مزبور تدوين شد. اصلاحيه آيين‌نامه ياد شده متضمن هفت فصل و 18 ماده و 10 تبصره در يک هزار و دويست و هجدهمين جلسه مورخ 1395.3.11شوراي پول و اعتبار مطرح و مورد تصويب قرار گرفت که نسخه‌اي از آن به جهت استحضار به پيوست تقديم است:
اهم وجوه افتراق نسخه جديد «آيين‌نامه مدت و طرز نگاهداري اوراق بازرگاني، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباري» با ويرايش قبلي آن، به شرح زير است:
1) اضافه کردن روش نگهداري اسناد به صورت «سوابق الکترونيکي مطمئن» بر اساس سازوکار مندرج در قانون تجارت الکترونيک، در جهت کاهش هزينه نگهداري فيزيکي اسناد و اوراق مذکور توسط مؤسسات اعتباري؛
2) کاهش حداقل مدت زمان نگهداري عين اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم به ترتيب از 10، 5 و 3 سال به 5، 3 و 2 سال؛
3) منوط کردن امحاء عين اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به تبديل اين اسناد به ميکروفيلم و يا سوابق الکترونيکي مطمئن؛
4) افزايش مدت زمان نگهداري عين اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به ترتيب به مدت 15،12،10 و 8 سال در صورت عدم تبديل اسناد به ميکروفيلم و يا سوابق الکترونيکي مطمئن؛
5) مجاز بودن امحاء ميکروفيلم‌ها و سوابق الکترونيکي مطمئن پس از گذشت 20 سال از مدت‌هاي مقرر در آيين‌نامه.
با عنايت به موارد مذکور، خواهشمند است دستور فرمايند مراتب به قيد تسريع به کليه واحدهاي ذي‌ربط آن بانک/مؤسسه اعتباري غيربانکي ابلاغ و بر حسن اجراي آن تأکيد و نظارت کافي به عمل آيد. همچنين مقتضي است ترتيبي اتخاذ شود تا نسخه اي از بخشنامه ابلاغي به واحدهاي ذ يربط، به مديريت کل نظارت بر بانک ها و مؤسسات اعتباري اين بانک ارسال شود.
